Diskussion

Zeitfresser Bürokratie

Wie Sie Ihren Praxisalltag optimieren.

Mit dem Beginn der Covid-19-Impfungen in deutschen Hausarztpraxen wurde auch der damit verbundene Bürokratieaufwand zu einem zentralen Thema. Dabei sorgt der Aufwand hinsichtlich der Praxisorganisation nicht erst seit der Pandemie bei deutschen Hausärztinnen und Hausärzten für Kopfzerbrechen.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung stellt für Interessierte bereits seit 2016 den Bürokratieindex (BIX) zur Verfügung. Darin ist aufgeführt, wie viel Zeit für Verwaltungsaufgaben in deutschen Hausarztpraxen aufgewendet wird. So ist für das Jahr 2020 ein Anstieg des Bürokratieaufwands in Praxen um 1,3 Prozent zu verzeichnen. Das sind rund 56 Millionen durch Informationspflichten verursachte Netto-Arbeitsstunden im Jahr 2020 – ein Mehraufwand von 715.000 Stunden Mehraufwand im Vergleich zu 2019.

Zum Aufwand zählen unter anderem Organisations- und Bürokratieaufgaben von Anmeldungen neuer Patientinnen und Patienten, über Rezeptverschreibungen bis hin zur Erstellung von Überweisungen. Aber auch der Mehraufwand, der durch die Corona-Pandemie für zusätzliche Herausforderungen in Hausarztpraxen sorgte, zählt dazu.

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Worauf setzen Sie, um den Bürokratieaufwand in Ihrer Praxis nachhaltig zu optimieren? Haben Sie Tipps für den Praxisalltag? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns und helfen Sie anderen Ärztinnen und Ärzten, ihr Praxismanagement zu optimieren.

Wie Sie den Bürokratieaufwand in Ihrer Hausarztpraxis reduzieren können

Erfahren Sie, welche Möglichkeiten sich Ihnen bieten, um den Bürokratieaufwand in Ihrer Hausarztpraxis zu reduzieren:

  • 1. Ursachen identifizieren

    An welcher Stelle es bürokratisch hakt, geht im Alltag einer Hausarztpraxis auch schnell mal unter. Ursachen für zu hohen Bürokratieaufwand können z. B. kaputte Computer, nicht funktionierende Drucker oder fehlende Dokumente sein. In der Regel ist zur Behebung der Probleme dann auch die Chefin oder der Chef gefragt – das kostet wertvolle Zeit. Um dem vorzubeugen, halten Sie wiederkehrende Probleme und Hürden im Praxisalltag fest. Sensibilisieren Sie auch Ihr Praxisteam, auf Zeitfresser zu achten und diese zu dokumentieren

  • 2. Lösungsansatz und Verantwortlichkeiten im Praxisteam

    Hängt das wiederkehrende Problem mit der Computer-Hardware zusammen? Ist es eher Software-seitig zu lösen? Oder kann eine Einmallösung bereits Abhilfe schaffen? Prüfen Sie, welcher Aufwand für die Lösung des Problems notwendig ist und schaffen Sie bei dauerhaften Aufwänden Verantwortlichkeiten in Ihrem Praxisteam, soweit dies zulässig ist und nicht von Ihnen bearbeitet werden muss.

  • 3. Praxispersonal befähigen

    Planen Sie die Weiterbildung Ihres Praxisteams ein, damit diese in der Bewältigung der anfallenden Bürokratieaufwände in Ihrer Praxis kontinuierlich Fortschritte machen. Das sorgt dafür, dass sie bei Problemen weniger angesprochen werden und im Bestfall das erworbene Wissen Ihres Praxispersonals auch innerhalb des Teams geteilt wird.

  • 4. Sprechstunde optimieren

    In der Regel ist in vielen Hausarztpraxen das Potenzial des Sprechstundenbetriebs noch nicht voll ausgeschöpft. Die größten Aufwände liegen hier häufig im Telefonmanagement, der Bearbeitung von Rezeptbestellungen oder der Koordination von Terminanfragen. Nutzen Sie digitale Möglichkeiten, wie z. B. ein effektives und bedienungsfreundliches Praxis-Verwaltungssystem, die optimale Vernetzung der Praxisgeräte (Sonographie, EKG usw.) und eine gute Online-Präsenz mit der Möglichkeit eines Online-Terminkalenders, um Aufwände für Sprechstunden zu optimieren.

  • 5. Dokumentationsunterstützung durch Praxispersonal

    Binden Sie Personen aus Ihrem Praxisteam als Springer ein. Medizinische Fachkräfte können Sie bei Dokumentationspflichten unterstützen, so dass Sie diese nicht mehr selbst durchführen müssen. In vielen Hausarztpraxen ist dies bereits gelebter Alltag und hilft, Zeit zu sparen.

Die Initiative zukunft:hausarzt lädt Sie dazu ein, gemeinsam mit uns den Hausarztbesuch der Zukunft zu gestalten. Ihre Meinung zählt. Ihre Erfahrung ist wichtig. Tauschen Sie sich mit uns aus, damit Hausärztinnen und Hausärzte, medizinische Fachangestellte, Patientinnen und Patienten sowie Krankenkassen zukünftig von der Hausarztzentrierten Versorgung (HZV) profitieren. Initiative zukunft:hausarzt – eine Initiative des Sächsischen Hausärztinnen- und Hausärzteverband e.V. sowie Hausärzteverband Hessen e.V.

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SailingDoc am 30.10.2021
Ich begrüßen grundsätzlich den Versuch des Bürokratieabbaus und der Digitalisierung, auch die Einführung elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Durch die Digitalisierung können administrative Prozesse in den hausärztlichen Praxen vereinfacht und beschleunigt sowie weitere Möglichkeiten der Versorgungssteuerung zum Wohle der Patientinnen und Patienten geschaffen werden. In derzeitiger Form bringt die geplante verpflichtende Einführung er eAU allerdings vor allem Ärger und Probleme in die Hausarztpraxen!
IZH-Team am 02.11.2021
Vielen Dank für den Kommentar und Ihre Einschätzung zum Thema Bürokratie und Digitalisierung! Welche Probleme sehen Sie denn konkret bei der Einführung einer verpflichtenden elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Liebe Grüße und einen guten Start in die Woche
Ihr IZH-Team
Dr.Dornberger am 08.12.2021
Klar, die eAU Einführung ist alles andere als perfekt gelungen. Es gibt einen schönen Spruch: Jede Veränderung (auch wenn sie vom Schlechten ins Gute ist) geht nicht ohne Unannehmlichkeiten einher. Wenn ich ausländische Patienten habe und die mit 3facher AU, Rezept und Überweisung (insgesamt 5 rote Scheinchen) gehen, machen die große Augen. Das ist doch ein Wahnsinn. Wieviel Patienten kommen extra nochmal in die Praxis, weil sie ein Rezept verloren haben oder irgendeine Praxis mal wieder denkt, Überweisungen würden quartalsbezogen sein ...
Ich begrüße die Digitalisierung!
Dr.Dornberger am 08.12.2021
Klar, die eAU Einführung ist alles andere als perfekt gelungen. Es gibt einen schönen Spruch: Jede Veränderung (auch wenn sie vom Schlechten ins Gute ist) geht nicht ohne Unannehmlichkeiten einher. Wenn ich ausländische Patienten habe und die mit 3facher AU, Rezept und Überweisung (insgesamt 5 rote Scheinchen) gehen, machen die große Augen. Das ist doch ein Wahnsinn. Wieviel Patienten kommen extra nochmal in die Praxis, weil sie ein Rezept verloren haben oder irgendeine Praxis mal wieder denkt, Überweisungen würden quartalsbezogen sein ...
Ich begrüße die Digitalisierung!
IZH-Team am 30.12.2021
Vielen Dank, für Ihre Einschätzung und die Erfahrungen!
Liebe Grüße
Ihr IZH-Team
Miezi am 23.01.2022
Perspektive für geringeren Bürokratieaufwand:
Bürokratie!? Schon wenn ich das Wort höre, verleitet es mich zum Augenverdrehen. Wie Mäusemelken ist das! Immer mehr an Bürokratie strömt ungebremst von oben auf uns ein, frisst sich durch alle Praxisbereiche. Uns fragt niemand, ob wir das so wollen! Infolgedessen bekommen wir für deren Bewältigung weder mehr Geld, noch mehr Personal, geschweige dem zusätzlich Zeit geschenkt. Wie gern hätte man hierfür eine Art Harry-Potter-Zauberstab. Ein Mal schwingen und alle Arbeit ist getan. Wäre zumindest sehr hilfreich.
Einen funktionierenden Harry-Potter-Zauberstab habe ich leider nicht zu bieten, jedoch eine ganz andere Sache, um sich das Thema Bürokratie immens zu erleichtern:
Die HZV (Hausarztzentrierte Versorgung). Sie wird übrigens seit über zehn Jahren schon vom Gesundheitssystem per Gesetzgebung gefordert und gefördert. Ich habe sehr viele gute Erfahrungen mit der HZV gemacht. Sie ist von Hausärzten für Hausärzte gemacht. Das merkt man. Deshalb funktioniert sie auch so gut. Am Ende hat man im großen Ganzen durch ein vereinfachtes Abrechnungssystem weniger Bürokratie und Arbeit bei der Abrechnung durch zum Beispiel eine sehr gute gewinnbringende pauschale Vergütungsstruktur sowie weniger nötige Zifferneingabe , mehr Zeit für Patienten oder andere wichtige Dinge in der Praxis. Viele Zusatzkosten, welche es vor der Pandemie nicht gab, können damit gedeckt werden (Investitionen in die Digitalisierung, FFP-2-Masken für das Personal, POC`s, erhöhte Kosten für Händedesinfektionsmittel- oder Tücher und Vieles mehr). Trotzdem bleibt noch mehr als genug über die HZV-Pauschalen für Ihre Praxis übrig. Weniger Zifferneingabe – weniger Zeitaufwand. Wie oft höre ich den Spruch: ,,Ich mach mal schnell die HZV-Abrechnung. Oooooch, dann sitze ich wieder Stunden an der KV-Abrechnung!“ Für die HZV müssen Sie nicht einmal Ihr Softwaresystem wechseln. Sie arbeiten weiter, wie bisher gewohnt, nur eben mit der HZV, Ihrem zusätzlichen Bonus. Ihre Patienten bleiben trotzdem KV-Patienten. Es wird nichts neu erfunden. Die HZV bietet noch viele weitere zusätzliche Vorteile für Sie, Ihre Praxis, Ihr Personal sowie für Ihre Patienten, ist auch ethisch gesehen eine super Sache.
Bürokratie-Minimierung mithilfe der HZV, meine unbedingte Empfehlung. Hören Sie es sich an! Untenstehend habe ich die Kontaktdaten zur HZV gefunden.
Wir telefonieren dermaßen viel in unseren Praxen mit Patienten, bei Computerproblemen etc. - eben oft genug, sobald es Probleme gibt. Wir sind stets für andere da, kaum für uns selbst. Deshalb greifen Sie zum Hörer, wählen Sie die unten angegebene Kontaktnummer der HZV und tun Sie sich, Ihrer Praxis, Ihrem Team und Ihren Patienten damit etwas sehr Gutes!
P.S.:
Vielen Dank für die vielen anderen wertvollen Tipps zum Bürokratie-Abbau. Es ist tatsächlich so, dass sich im Verlaufe der Jahre im Praxisbetrieb viele Prozesse festfahren und somit zeitfressende Dinge zur Gewohnheit werden, quasi nicht mehr auffallen. Man lebt sozusagen damit. Ihre Tipps sensibilisieren den Blick in die eigene Praxis, zumal sich das Praxispersonal womöglich oftmals nicht traut Störfaktoren anzusprechen. Hier kommt es auf eine gute Teamkultur an.

Viele Grüße
IZH-Team am 26.01.2022
Liebe Miezi,
vielen Dank für Ihre Einschätzung und für Ihren hilfreichen Tipp zur Erleichterung des Bürokratieaufwands mit Hilfe der HZV!
Viele Grüße
Ihr IZH-Team

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